TIETOSUOJASELOSTE

(päivitetty 14.3.2024)

Tämä tietosuojaseloste koskee seurojen jäsenten, toimihenkilöiden sekä golfin Green Cardin suorittaneiden hallintaan tarkoitettua keskusrekisteriä, eBirdie-palvelua.

Golfliiton kilpailutoiminnan tietosuojaselosteeseen pääset tästä.

1 Yleistä

Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen (”Tietosuoja-asetus”) edellyttämiä tietoja rekisteröidylle.

2 Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä toimii Suomen Golfliitto ry tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja yhteystiedot:
Suomen Golfliitto ry
Aarni Nordqvist,  tietosuoja@golf.fi

3 Rekisterin nimi

Suomen Golfliiton seurojen jäsenten, toimihenkilöiden sekä golfin green cardin suorittaneiden hallintaan tarkoitettu keskusrekisteri ”eBirdie-palvelu”, jossa rekisteröitynä ovat itse jäsentietonsa golfseuralle antaneet jäsenet, jotka synkronoituvat Suomen Golfliiton keskusrekisteriin ja golfseurassa Green Cardin suorittaneet, jotka Golfseura on syöttänyt rekisteriin.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Alla olevassa taulukossa on yhteenveto käsiteltävien henkilötietojen eri käyttötarkoituksista ja niihin sovellettavista oikeusperusteista sekä käsiteltävistä henkilötietoryhmistä.

Käyttötarkoitus	Oikeusperuste	Henkilötietoryhmät
Suomen Golfliitto Ry:n jäsenluettelon ylläpitäminen; Golfliiton jäseniä ovat Golfseurat, joiden jäseniä golfin pelaajat	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu; Golfliiton jäsenmaksun määräytyminen seuroille elokuun 31. päivän jäsentilanteen mukaan	Nimi, yhteystiedot, person ID, jäsennumero, sukupuoli, syntymäaika, tasoitustiedot ja tasoituskierroksen tulokset, kotiseura ja muut seurat, joissa henkilö jäsenenä
Palveluiden tuottaminen kuten; tasoituslaskenta, Golflehden, sähköisen jäsenkortin, Golfliiton kilpailutoiminnan ja vakuutuksen toimittaminen sekä muiden digitaalisten palveluiden tuottaminen ja niihin tunnistautuminen	Sopimuksen täytäntöönpano tai sitä edeltävät toimenpiteet ja/tai rekisterinpitäjän oikeutetut edut.	Nimi, yhteystiedot, person ID, jäsennumero, sukupuoli, syntymäaika, tasoitustiedot ja tasoituskierroksen tulokset, kotiseura ja muut seurat, jossa henkilö jäsenenä, jäsenkortin voimassaolo, Golflehden tilaustieto, Suomi Golf ID
Markkinointi ja muu viestintä	Rekisterinpitäjän oikeutettu etu lähettää viestintää, sekä asiakkaan suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin	Nimi, yhteystiedot, jäsennumero, sukupuoli, syntymäaika, tasoitus, kotiseura ja muut seurat, jossa henkilö jäsenenä, toimihenkilön rooli
Tutkimusten, selvitysten, lajin yleisen kehityksen tukeminen (raportointi esim. Olympiakomitea ja Opetus- ja kulttuuriministeriö, Pelaaja Ensin -asiakaskokemuksen kehittäminen) sekä mielipidekyselyjen toteuttaminen ja tilastointi	Oikeutettu etu, suostumus	Nimi, yhteystiedot, jäsennumero, sukupuoli, syntymäaika, tasoitus, kotiseura ja muut seurat, jossa henkilö jäsenenä
Suomen Golfliitto ry:n jäsenseurojen golfin Green Cardin suorittaneiden luettelon ylläpitäminen	Oikeutettu etu	Nimi, sukupuoli, person ID, green card numero, syntymäaika. yhteystiedot, sekä suoritukseen liittyvät tiedot, kuten ajankohta
Vieraspelaajatietojen luovuttaminen kotiseuralta kotimaisille ja ulkomaalaisille vieraskentille	Oikeutettu etu	Nimi, sukupuoli, syntymäaika, yhteystiedot, seura ja tasoitus

5 Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Jäsenten tiedot säilytetään seurajäsenyyden ajan, mutta niiden ajantasaisuutta ja säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti.

Seurajäsenyyden päättymisen jälkeen pelaaja siirtyy eBirdie-palvelussa passiiviseksi, jonka jälkeen tietoja säilytetään keskusrekisterissä kuluva vuoden jälkeen kolme vuotta. Tämän jälkeen tietoja karsitaan siten, että säilytetään ainoastaan nimi, syntymäaika sekä tasoitustiedot. Jos pelaaja säilyy passiivisena eikä tänä aikana palaa jäseneksi golfseuraan, poistetaan kaikki henkilötiedot manuaalisesti kymmenen vuoden jälkeen. Jos Green Cardin suorittaja ei ole liittynyt jäseneksi golfseuraan, karsitaan eBirdie-palvelussa olevan Green Card -rekisterin tiedot kuluvan vuoden jälkeen kolmen vuoden ajan säilyttäen ainoastaan nimi ja suorituspäivä. Passiivisen pelaajan tiedot poistetaan kokonaan kymmenen vuoden kuluttua. Toimihenkilörekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 4 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

6 Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Golfliitto voi luovuttaa rekisteristään henkilötietoja esimerkiksi kotimaisille ja ulkomaisille golfseuroille vieraspelaamisen asiakassuhteen hoitoa varten kilpailu- ja seurahallintajärjestelmien kautta,  Otavamedia Oy:lle Golflehden, sen lukijatutkimusten sekä muiden mahdollisten Otavamedian Golfliiton jäsenille tarjoamien lehtien jakelua varten.

Golfliitto voi myös luovuttaa henkilötietoja muille luotettaviksi katsomilleen yhteistyökumppaneilleen rekisteröidyn suostumuksella.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia tai kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia. Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.

7 Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Joissain tapauksissa pelaajien henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Golfliitto huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita käyttäen tai perustuen Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.

8 Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot siirtyvät eBirdie-palveluun suoraan golfseurojen jäsenrekistereistä. Osa henkilötiedoista syötetään seuran tai Golfliiton toimesta suoraan keskusrekisterijärjestelmästä.

Green Card -rekisteri syntyy seurojen syöttäessä Green Cardin suorittaneiden pelaajien tiedot järjestelmään tai pelaajan rekisteröidessä Green Cardin eBirdie-sovelluksen kautta.

9 Rekisteröidyn oikeudet

9.1 Tarkastus- ja siirto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallintomaksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti.

9.2 Tietojen korjaaminen, poistaminen sekä käsittelyn vastustaminen

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä.

9.3 Oikeus peruttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

9.5 Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröidyt voivat tarkastaa tähän selosteeseen liittyvät omat tiedonsa  olemalla yhteydessä Suomen Golfliittoon.

Varaudu tarpeen mukaan todistamaan henkilöllisyytesi käyttäessäsi rekisteröidyn oikeuksia. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä tai henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.

10 Henkilötietojen suojaus

Henkilötiedot sijaitsevat pääasiassa eBirdie-palvelussa. Pääsyoikeus henkilötietoihin on rajattu ainoastaan erikseen oikeutetuille tahoille, jotka ovat vaitiolovelvoitteen piirissä ja joilla on tarve käyttää rekisteriä työtehtäviensä tekemiseen tai sopimusvelvoitteen täyttämiseksi. Tietoihin pääsy on lisäksi järjestelmätoimittajilla.

Henkilötietoja suojataan myös käyttöoikeuksien rajaamisella.

Tietokoneet ja järjestelmät on suojattu palomuureilla ja viruksentorjuntaohjelmistoilla.

Toimisto- ja arkistotilat ovat toimiston kiinnioloaikoina lukitut ja hälytysjärjestelmien/vartioinnin piirissä.

 

Arkistoidut tietosuojaselosteet löytyvät Golf.fi-materiaalipankista.