EU:n tietosuoja-asetus tulee toukokuussa –  lataa materiaalit!

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen soveltaminen alkaa 25.5.2018 ja sen myötä kaikkien golfyhteisöjen on syytä käydä läpi toimintaansa ja varmistua tietosuojavelvoitteiden toteutumisesta.

Tästä linkistä voi ladata Golfliiton ohjeistuksen, jossa on kuvattu tietosuoja-asetuksen myötä golfyhteisölle tulevia velvoitteita ja annettu ohjeita siitä, miten nämä velvoitteet tulisi ottaa huomioon golfyhteisöjen toiminnassa.

Lisäksi tästä linkistä voit ladata ohjeistuksessa viitatun mallin tietosuojaselosteen laatimiseksi.

Liitteenä olevan ohjeistuksen lisäksi Golfliitto tulee huhtikuun aikana toimittamaan TarinaGolfin ja Asianajotoimisto Krogeruksen kanssa yhteistyössä toteutetun pilottihankkeen tuloksena syntyvät täytetyt malliversiot tietosuojaselosteista. Kyseiset tietosuojaselosteet tulevat kuvaamaan TarinaGolfin toimintaa, mutta golfyhteisöjen toiminta on monelta osin vastaavaa, jolloin kyseisistä tietosuojaselosteista on apua kunkin golfyhteisön oman toiminnan läpikäynnissä ja omien tietosuojaselosteiden laadinnassa.

Yllä mainitun aineiston lisäksi Golfliiton kautta on mahdollista hankkia Asianajotoimisto Krogerukselta valmiit ohjeistuksen kanssa yhteensopivat golfyhteisöjen vaatimukset huomioivat sopimuspohjat käyttöohjeineen henkilötietojen käsittelijöiden kanssa tehtäviä sopimuksia varten (tarkempaa tietoa löytyy myös liitteenä olevasta ohjeistuksesta). Golfyhteisö (kenttäyhtiö ja seurajäsen) saa sopimuspaketin halutessaan omaan käyttöönsä hintaan 100,00 euroa + ALV. Tilaukset sähköpostitse osoitteesta kuopio@krogerus.com. Sopimustekstit toimitetaan koulutuksen jälkeen golfyhteisöille, jotka ovat tehneet tilauksen.

Verkkotietopalvelu

Suomen Golfliiton omistama Verkkotietopalvelu (VTP) toimii Suomen golfin keskusrekisterinä. Sen käyttäjiä ovat Suomen Golfliitto ja sen jäsenseurat. Verkkotietopalvelun pääasiallinen käyttötarkoitus on

• toimia Suomen Golfliiton virallisena jäsen- ja kenttärekisterinä
• tuottaa tiedot golfkenttäoppaaseen

Kenttä- ja toimihenkilötiedot rekisteriin syötetään seurojen toimesta. Seurojen jäsentiedot päivittyvät NexGolf- ja Golfbox-tietojärjestelmistä automaattisesti Verkkotietopalveluun, siten että NexGolfia käyttävien seurojen tiedot päivittyvät kahdesti vuorokaudessa ja GolfBoxia käyttävien seurojen tiedot kerran tunnissa. Muista järjestelmistä  jäsentiedot eivät päivity automaattisesti.

Tulevaisuudessa myös pelaajien kilpailutulokset siirtyvät automaattisesti Verkkotietopalveluun, jolloin tasoitusmuutokset näistä kilpailukierroksista päivittyvät pelaajan kotiseuraan riippumatta siitä, mitä tietojärjestelmää (NexGolf/GolfBox) kilpailussa on käytetty ja mitä järjestelmää pelaajan kotiseura käyttää.

Verkkotietopalvelu ja tietosuoja

Verkkotietopalvelun käyttöohje

Rekisterin käyttöön liittyy henkilötietolaki, joka määrittelee miten henkilötietoja voidaan käsitellä.

Henkilötietojen kerääminen ja julkaisu

Verkkotietopalvelun käyttöön liittyy henkilötietolaki, joka määrittelee, milloin ja miten henkilötietoja voidaan kerätä, käsitellä ja hävittää. Rekisterin tiedot ovat seuran ja liiton saatavilla seuraavasti:

• Golfliitolla on oikeus kaikkien seurojen yleistietoihin sekä kaikkien seurojen jäsenten henkilötietoihin.
• Seuralla on oikeus omien jäsenten henkilötietoihin, kaikkien seurojen yleistietoihin ja Golfliiton tietoihin.
• Seura pystyy tarkistamaan vain ja ainoastaan suostumuksen antaneen vieraan seuran jäsenen henkilötiedoista hänen jäsennumeronsa, nimen, syntymäajan, seuralyhenteen, tasoituksen ja sen onko tasoituskortti voimassa vai ei. Mikäli hän ei ole antanut suostumusta, nimeä ei näy.

Kun henkilötietoja tarvitaan Golfliiton, oman seuran tai muiden seurojen käyttötarkoituksiin, on rekisterin käyttäjällä vähintään informointivelvollisuus siitä mihin tietoja käytetään. Tietyissä tapauksissa tarvitaan myös ko. henkilön suostumus. Tässä muutamia esimerkkejä:

Lähtökohtana suostumus

• Luonnollisten henkilöiden jäsenluettelon julkaiseminen internetissä vaatii suostumusta, jonka rekisterinpitäjän tulee hoitaa.
• Verkkotietopalvelussa olevien henkilötietojen (nimi, seura, tasoitus, syntymäajan, jäsenkortti voimassa) salliminen kaikkien seurojen käyttöön vaatii suostumuksen.

Henkilötietojen luovuttaminen tavanomaisluovutuksena – suostumusta ei tarvita, mutta asiasta on informoitava etukäteen:

• Ajanvaraukseen ja kilpailuilmoittautumiseen henkilö joutuu antamaan nimensä, seuransa ja tasoituksensa; tämän katsotaan tapahtuvan tavanomaisluovutuksena eikä suostumusta tarvita.
• Tavanomaisluovutus on kyseessä myös silloin, kun seuran tai liiton järjestämien kilpailujen tuloksia annetaan julkaistavaksi tiedotusvälineissä ja internetissä. Tällaisen käsittelytarkoituksen tulee kuitenkin ilmetä seuran tai liiton kilpailutapahtumia koskevista säännöistä ja siitä täytyy tavalla tai toisella informoida tarvittaessa erikseen myös kilpailun osallistujia.

Muut rekisterissä olevat tiedot

Rekisteriin tallennetaan myös tieto siitä hyväksyykö henkilö informaatiota mainostajilta, tai liitolta ja seuralta. Näiden osalta menetellään myös Tietosuojavaltuutetun ohjeiden mukaisesti. Kysymys on kahdesta markkinoinnin sallittavuutta koskevasta perussäännöstä:

I. Suoramarkkinointi on sallittua, jollei vastaanottaja ole sitä kieltänyt. Suurin osa markkinoinnista perustuu kielto-oikeuteen (opt-out-periaate). Esim. jäsentietoja saa käyttää suoramarkkinointiin, jollei jäsen ole sitä kieltänyt. Viestinnänkeinoista kielto-oikeus kattaa postimyynnin ja -markkinoinnin sekä puhelinmarkkinoinnin.

II. Suoramarkkinointiin pitää saada vastaanottajan lupa/suostumus, kun markkinointi tapahtuu sähköpostilla tai tekstiviestien avulla (opt-in-periaate).

Verkkotietopalveluun tallennetaan seuraavia asioita, ja ilman pelaajan aktiivista suostumusta käytetään oletusarvoa (Kyllä tai Ei)

1. Tietojen käyttö sallittu kaikille seuroille, oletusarvo Ei –> tarvitaan suostumus
2. Hyväksyy postia mainostajilta, oletusarvo Kyllä –> kielto-oikeus
3. Hyväksyy sähköpostia mainostajilta, oletusarvo Ei  –> tarvitaan suostumus
4. Hyväksyy tekstiviestejä mainostajilta, oletusarvo Ei –> tarvitaan suostumus
5. Hyväksyy sähköpostia liitolta tai seuralta, oletusarvo Kyllä –> kielto-oikeus
6. Hyväksyy tekstiviestejä liitolta tai seuralta, oletusarvo Kyllä –> kielto-oikeus

Kohdissa 2, 3 ja 4 oleva mainonta tapahtuu vain seuran tai liiton hyväksynnällä.
Kaikkien osapuolien tarkoitus on tarjota hyödyllistä ja golfia edistäviä mahdollisuuksia lajin harrastajille.
Kohtien 5 ja 6 kautta tapahtuva viestintä koskee vain ja ainoastaan liiton ja seuran tapahtumia tai toimintaa, ei mainontaa.

Golfseurat ovat viime vuosien aikana pyytäneet suostumuksia kohdan 1. osalta. Seurojen tulee jatkaa suostumusten pyytämistä, jotta tiedot saadaan verkkotietopalveluun. Golfliitto toivoo kaikilta osapuolilta hyvää yhteistyötä.

Tietosuoja, suostumuskaavake